Возврат излишне выплаченных сумм вследствие счетных ошибок 1с зуп

Опубликовано 17.08.2020 15:37

Автор: Administrator

Просмотров: 36706

В практике бухгалтера иногда случаются непредвиденные ситуации. И так как они не часто распространены, то возникают вопросы: как отразить их в программе 1С? Одна из таких ситуаций – возврат излишне выплаченной зарплаты. Проблемы нет, если сотрудник продолжает работать в компании. В этом случае программа просто учтет излишне выплаченную сумму при расчетах за следующий месяц. А как быть если сотрудник уволился, а зарплата ему выплачена, но не отработана? Либо бухгалтером допущена расчетная ошибка при увольнении. Расскажем в этой статье, как отразить возврат излишне выплаченной зарплаты в программах 1С: ЗУП ред. 3.1 и 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0. А еще подскажем, что делать с этими денежными средствами в кассе дальше: можно ли их расходовать на другие цели организации или необходимо вернуть на расчетный счет?

 Возврат излишне выплаченной зарплаты в 1С: ЗУП ред. 3.1  

Приведем условный пример: сотрудник Вишневская Светлана Николаевна получила аванс за первую половину месяца в размере 10000 руб., но, не отработав положенное время, уволилась.

При проведении документа «Увольнение» сотруднику Вишневская С.Н. рассчитаны начисления и удержания за отработанное время. В результате чего образовался долг за сотрудником в сумме 6279,86 руб. Это отражено в его расчетном листке, который можно сформировать в разделе «Зарплата» — «Отчеты по зарплате».

Рассмотрим пошагово отражение возврата денежных средств сотрудником. Для этого в программе 1С: ЗУП предназначен документ «Возвраты сотрудниками задолженности».

Шаг 1. Откройте раздел «Выплаты» — «Возвраты сотрудниками задолженности».

Шаг 2. Нажмите «Создать» или кнопку «Ins» на клавиатуре.

Шаг 3. Заполните реквизиты документа (организацию, дату, месяц платежа), выберите требуемого сотрудника (Вишневская С.Н.).

В табличной части автоматически заполнятся данные о взаиморасчетах. В нашем примере: сумма выплаченного аванса – 10000 руб., начисленная зарплата за фактически отработанное время – 3720,14 руб. Долг сотрудника составил 6279,86 руб.

Шаг 4. Проведите документ по кнопке «Провести» и посмотрите «Движения документа», нажав кнопку «Еще» в верхней части документа.

Программа автоматически сформирует необходимые записи в регистрах по возврату задолженности сотрудником.

Проверим, как отразилось движение документа в расчетном листке сотрудника.

Шаг 5. Сформируйте «Расчетный листок сотрудника».

Долг за сотрудником равен нулю и в расчетном листке отражен документ погашения долга.

Возврат излишне выплаченной зарплаты в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 документы на возврат заработной платы движения по необходимым регистрам не формируют. В результате в отчетах отражаются некорректные данные и это заводит пользователя в тупик. Выходить из этой ситуации нужно с помощью ручных операций, о которых расскажем далее.

В 1С: Бухгалтерия предприятия учет зарплаты может вестись двум способами: непосредственно в самой программе или же выгружаться из 1С: ЗУП.

Раздел «Зарплата и кадры» в программе появляется автоматически при ведении учета по юридическому лицу.

Для ИП эту функциональность пользователь включает самостоятельно при использовании труда наемных работников в разделе «Администрирование» — «Функциональность программы» на закладке «Сотрудники», установив одноименную галочку.

Рассмотрим пример, в котором учет заработной платы ведется в программе 1С: Бухгалтерия предприятия и раздел «Зарплата и кадры» включен.

Сотрудник Журавкина Е.А. получила аванс 07.08.2020 г. в размере 14400 руб. за первую половину месяца. Далее она была уволена 10.08.2020 г. по собственному желанию, в результате чего отработала меньше оплаченного времени.

Расчеты с сотрудниками можно посмотреть несколькими способами:

1 вариант.

Сформировав расчетный листок, если учет ведется в программе 1С: Бухгалтерия предприятия в разделе «Зарплата и кадры» — «Отчеты по зарплате» — «Расчетный листок».

В расчетном листке сформирован долг за работником 14400 руб., что соответствует сумме выплаченного аванса.

Сальдо на конец периода по дебету отражает выплату сотруднику аванса.

При увольнении сотруднику Журавкина Е.А. начислена зарплата за фактически отработанное время – 6 рабочих дней, что по сумме меньше полученного ей аванса.

Сформируем расчетный листок.

Расчетные листки по сотрудникам можно сформировать и из журнала «Все начисления». Они формируются по списку сотрудников из документа «Начисление зарплаты».

Долг за работником после начисления зарплаты составил 5451,29 руб.

Рассмотрим действия по возврату сотрудником излишне выплаченной зарплаты после увольнения.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Поступление» и создайте новый документ. Заполните данные.

• сумму возврата;

• счет учета – выбираем 70 – «Расчеты с персоналом по оплате труда». При указании счета изменяются поля документа;

• сотрудника;

• вид начисления, согласно статье НК РФ. В нашем примере пп. 1 ст. 255 НК РФ – начисления по окладу, тарифной ставке и т.п.;

• статью доходов.

При проведении документа формируются проводки в корреспонденции с указанным счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

После проведения документа сформируем «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 70 – «Расчеты с персоналом по оплате труда», видим, что сальдо отсутствует.

Но сформировать просто проводки недостаточно. Если посмотреть «Расчетный листок», то увидим, что сумма задолженности не уменьшилась. В таких отчетах записи производятся на основании записей регистров, а в проводках документа «Поступление наличных» этого нет.

Как выйти из ситуации и сформировать записи регистров по взаиморасчетам сотрудников?

Сделать это можно двумя способами:

• с помощью документа «Операции, введенные вручную»;

• ручная корректировка регистра в документе, в котором производился возврат, установив галочку «Ручная корректировка».

Действия выполняются одинаково в обоих случаях. Поэтому рассмотрим один из способов с помощью документа «Операция».

Шаг 1. Создайте документ «Операция». В кнопке «Еще» нажмите «Выбор регистров».

Шаг 2. Выберите регистр:

• взаиморасчеты с сотрудниками.

В документе появится закладка с указанным регистром.

Шаг 3. Заполните вкладку регистра следующим образом:

• вид движения – Приход;

• сотрудника;

• сумму взаиморасчетов и другие поля регистров.

На основе записи этого регистра формируется не только отчет «Расчетный листок сотрудника», но и другие отчеты.

Проверим «Расчетный листок сотрудника».

Внешний вид отчета остался прежним. Дополнительных строк, в отличие от расчетного листка, сформированного в 1С: ЗУП, не добавилось.

Однако задолженность равна нулю.

Таким образом мы отразили возврат излишне выплаченной зарплаты в 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.
Если у вас происходят какие-то отклонения отчетов от «Оборотно-сальдовой ведомости», то обращайте внимание на регистры. Посмотреть их можно в документах, нажав кнопку  «Показать проводки и другие движения документа», и при необходимости внести корректировки, как описано выше.

А что дальше?

Действительно, вернуть излишне выплаченные денежные средства в кассу не так уж и сложно. Но что с ними потом делать?

Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов» (далее — Указание № 5348-У). Именно этим документом установлена возможность для участников наличных расчетов (к числу которых относятся юридические лица, индивидуальные предприниматели) расходования из кассы наличных денег без предварительного зачисления на банковский счет в пределах установленных лимитов при условии соблюдения определенных требований к целям расходования этих денежных средств, источникам их поступления в кассу и субъектному составу. Скачать документ можно тут.

Так, Банк России в Письме от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561 разъяснил, что денежные средства, не подпадающие под источники поступления наличных денег, из которых может осуществляться расходование, предусмотренные п. 1 Указания N 5348-У, подлежат сдаче на банковский счет.

Аналогичное мнение изложено в Письме Банка России от 09.12.2020 N 45-89/9620.

Таким образом, для дальнейшего расходования внесенных работником средств организация обязана зачислить их на банковский счет.

При этом срок внесения наличных средств в банк законодательно не регламентирован.

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Содержание:

1.      Возврат в 1С 8.3 Зарплата и управление персоналом

2.      Возврат в 1С 8 Бухгалтерия редакция 3.0

Давайте рассмотрим такую банальную, но порой непростую ситуацию — излишне выплаченная заработная плата работнику.

Подобное могло произойти по следующим причинам:

· Техническая ошибка в ведомости на выплату;

· Работник уволился, не отработав аванс;

· Работник уволился, не отработав дни полученного и оплаченного отпуска;

· Изменен размер ранее начисленной заработной платы.

Если работник продолжает работать в организации, то излишне выплаченную сумму заработной платы надо будет учесть при начислении заработной платы в следующем месяце.

Если работник уволен, то он должен произвести возврат зарплаты в кассу или на расчетный счет Работодателя. В противном случае компании придётся обратиться в суд, чтобы получить деньги через приставов.

Задача данной статьи последовательно описать шаги, которые требуется выполнить, чтобы оформить возврат излишне выплаченной зарплаты в кассу или на расчетный счет организации в программах «1С:Зарплата и Управление Персоналом 3» и «1С 8 Бухгалтерия редакция 3.0».  

1.      Возврат в 1С 8.3 Зарплата и управление персоналом

Возврат сотрудником зарплаты в «1С 8.3 Зарплата и Управление Персоналом» регистрируется документом «Возврат сотрудником задолженности»: В разделе «Выплаты» рабочее место «Возвраты сотрудниками задолженности», нажимаем Создать.

Возврат сотрудников задолженности в 1С ЗУП

Обратите внимание, что «Месяц платежа» – это месяц, в котором работник фактически возвращает долг по зарплате. Табличная часть заполниться в программе 1С 8 ЗУП автоматически после выбора работника в поле «Сотрудник» суммой задолженности на указанный месяц платежа. В колонке «Документ-основание» указываем документ, в результате начисления которого возник долг сотрудника; в колонке «Сумма» – сумма образовавшейся задолженности. Если сотрудник вносит другую сумму или частями, ее можно напечатать вручную.

В поле Форма расчетов необходимо указать форму возврата излишне выплаченной зарплаты: безналичным перечислением или наличными деньгами (можно даже указать реквизиты платежного документа, если это банковский перевод).

Выбор формы возврата излишне выплаченной зарплаты

Проведение документа в 1С 8 ЗУП ред. 3 является фактической регистрацией возврата долга без создания дополнительных платежных документов, подтверждающих, что работник действительно внес денежные средства в кассу или на расчетный счет организации. При проведении списывается задолженность сотрудника перед организацией по выплате заработной платы из регистров накопления Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками, Взаиморасчеты с сотрудниками, Зарплата к выплате(можно посмотреть нажав на кнопку «Еще» – «Движения документа»).

Проводки возврата зарплаты в 1С ЗУП

Проверить результат можно при помощи отчета «Задолженность по зарплате» в разделе выплаты.   

2.      Возврат в 1С 8 Бухгалтерия редакция 3.0

При этом важно отметить, что при синхронизации с редакциями «1С 8 Бухгалтерия» наш документ не формирует необходимые проводки возврата зарплаты. Это осуществляется документами «Приходный кассовый ордер» или «Платежное поручение».

Оформления возврата излишней зарплаты в кассу в программе «1С 8 Бухгалтерия ред. 3.0» производится в раздел «Банк и касса», рабочее место «Кассовые документы». Появится журнал с кассовыми операциями.

Кассовые документы в 1С 8 Бухгалтерия редакция 3.0

Нажмите «+ Поступления», откроется форма приходного кассового ордера.

Форма приходного кассового ордера в 1С 8 Бухгалтерия редакция 3.0

В документе «Поступление наличных (создание)» необходимо указать: организацию; Вид операции: «Прочий приход»; Сумму возврата; Счет кредита: счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; Работника; Вид начислений оплаты труда.

Выберете значение «пп.1, ст.255 НК РФ», либо другой пункт статьи 255, который соответствует характеру переплаты; в Статье доходов. Выберете в 1С 8 Бухгалтерия ред. 3.0 подходящую статью движения денежных средств, например, «Прочие поступления».

После проведения приходного кассового ордера в учете появится бухгалтерская запись по дебету счета 50 и кредиту счета 70. Соответственно, при оформлении поступления через банковский перевод будет сформирована проводка: по дебету счета 51 и кредиту счета 70.

Ошибки во время работы ведения учета неизбежны, важно помнить, что все поправимо! А в некоторых случаях даже автоматически поправимо!

Специалист компании «Кодерлайн»

Pекконен Юлия

Подписывайтесь на мой telegram-канал. Сразу оговорюсь, что проектов у меня много, помощников нет, всем помочь физически и морально не смогу, прошу меня простить, если кому-то не ответил или отказал в помощи.

Отправить эту статью на мою почту

Как оформить возврат денежных средств излишне уплаченных сотруднику?

Если сотруднику организации выплатили сумму большую, чем ему полагается, то в программе за ним возникает задолженность.

Эта задолженность может быть учтена при последующих выплатах сотруднику, либо возвращена им. Оформить возврат такой задолженности можно используя документ «Возвраты сотрудниками задолженности».

Рассмотрим на примере. В феврале сотруднику Звягинцеву Ивану Петровичу была неверно начислена и выплачена заработная плата, после начисление зарплаты пересчитали и в итоге за сотрудником образовался долг в размере 3000 руб. Информацию о задолженности сотрудника можно увидеть в отчете «Расчетный листок». Сумма долга отражается в полях «Долг работника на начало» и «Долг работника на конец». Так на апрель за Звягинцевым И.П. числится долг, который он готов вернуть в кассу организации.

Оформим возврат переплаты в 1С. Документ «Возвраты сотрудниками задолженности» доступен в разделе «Выплаты» и предназначен для отражения возврата только по одному сотруднику. Ввод нового документа выполняется при нажатии кнопки «Создать».

В шапке документа заполняются следующие поля:

• «Месяц» – это месяц, в котором будет оформлен возврат, независимо от того, когда была образована задолженность. При создании устанавливается текущий месяц ввода документа. В нашем примере это апрель

• «Организация» – выбирается из справочника организаций, либо, если в базе ведется учет только одной организации, то поле будет заполнено автоматически.

• «Сотрудник» – выбирается из справочника.

• «Дата» будет заполнена при создании документа автоматически текущим числом;

• «Номер» будет установлен автоматически при записи документа порядковым значением.

Заполнение табличной части будет выполнено автоматически, если в программе за сотрудником числится задолженность. Вам не надо самостоятельно добавлять строки и искать документы, по начислению которых образовался долг. Заполнение выполняется при выборе сотрудника всеми имеющимися долгами в разрезе документов начисления. Так при выборе сотрудника Звягинцев Иван Петрович в табличной части появиться строка с указанием долга, основанием которого является Начисление зарплаты и взносов.

Если бы за сотрудника числился и другой долг, например, отменена начисленная сотруднику компенсация, по которой уже была проведена выплата, эта задолженность была бы отражена отдельной строкой.

При необходимости заполненные данные можно скорректировать, например, если сотрудник возвращает сумму меньше, чем указано в документе, значение редактируется вручную.

В подвале документа указывается форма расчетов с сотрудником (наличная или безналичная), прописывается номер и дата платежного документа, которыми в бухгалтерии оформляется приход денежных средств в кассу или на расчётный счет организации.

Так же в документе можно ввести дополнительную информацию в виде текстового сообщения в поле «Комментарий».

Поле «Ответственный» заполняется автоматически пользователем, оформившим документ в автоматизированной системе.

Заполненный документ необходимо провести. Возврат переплаты в 1С проведен, результат закрытия задолженности так же можно увидеть в отчете «Расчётный листок».

Смотрите видео-инструкции на канале 1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ

Обсудить статью на 1С форуме?