Провести в конце года инвентаризацию — святой долг бухгалтера. И каким бы скучным ни казался этот процесс, никуда от него не денешься. Речь пойдет не только о том, как ее провести, но и о возможных инвентаризационных ошибках. В статье вы найдете их конкретный перечень. Вооружившись такой полезной информацией, вы оградите себя от нежелательных последствий ошибок.
В процессе работы организация приобретает различное имущество, рассчитывается с поставщиками и покупателями, выдает и получает кредиты и займы. Все эти сведения отражаются на счетах бухгалтерского учета, формируя финансово-экономические показатели деятельности предприятия.
Достоверность этих показателей не вызывает сомнение, только если они подтверждаются фактическим наличием имущества и обязательств. Проверить, соответствуют ли они данным бухгалтерского учета, поможет инвентаризация.
Прямо в цель
Выявить фактическое наличие имущества, сопоставить полученные результаты с данными бухгалтерского учета, а в случае недостачи, излишков или порчи материальных ресурсов определить виновных лиц — таковы цели инвентаризации. Если при пересчете попадутся бракованные материальные ресурсы, потребуется сформировать обоснованные заключения и подготовить документы для их уценки и списания.
И это далеко не все цели инвентаризации. Вам придется также принять меры по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности, списать в установленном порядке обязательства по истечении сроков давности и пр.
Порядок проведения инвентаризации определяется приказом об учетной политике и должен соответствовать требованиям приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее — Методические указания). Провести ее могут постоянно действующая, рабочая или разовая комиссии. При этом в инвентаризации обязательно должны участвовать материально ответственные лица.
«Отделаться» инвентаризацией только одного участка не удастся. Проверить придется все имущество организации, все виды финансовых обязательств. Имущество, которое не принадлежит организации, но числится в бухгалтерском учете, например на хранении, арендованное или полученное для переработки, — не исключение.
Итоги «переписи» оформляются документально. Чтобы отразить полученные результаты в учете, используйте типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Не удивляйтесь «древней» дате этого документа — он все еще действует. Если хотите, можете разработать собственные формы. Но помните: они должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (наименование документа, дату его составления и т. д.).
Но прежде чем говорить об оформлении результатов инвентаризации, разберемся, когда организация вправе, а когда обязана ее проводить.
Добровольно-принудительный режим
Инвентаризация может проводиться добровольно. Но есть случаи, когда провести ее просто необходимо. Перечислим их. Итак, инвентаризация обязательна:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, при преобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- если установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации.
Как видите, этот перечень достаточно обширный. Но есть организации, которые предпочитают не проводить инвентаризацию, когда это необходимо. Благо, их число не так велико (см. рисунок). Помните, что, хотя штраф за непроведенную инвентаризацию не установлен, отсутствие первичных документов об этом мероприятии все же образует состав налогового правонарушения по статье 120 Налогового кодекса. Нет документов — плати штраф 5000 рублей. А если нет документов по проведенной годовой инвентаризации минимум за два года, то штраф составит 15 000 рублей.
Рисунок. Проводите ли вы инвентаризацию всегда, когда это необходимо?*
* Результаты опроса составлены по состоянию на 23 октября 2008 года по данным интернет-портала www.buhgalteria.ru.
И все же преобладающее большинство участников опроса высказались за инвентаризацию во всех необходимых случаях.
Несмотря на то что, например, материально ответственные лица в одних организациях меняются нечасто, а в других — каждый месяц, инвентаризация в конце года обязательна для всех. Чтобы вам лишний раз не изучать методичку, напомним об этапах, по которым она проводится.
Этап № 1. Готовим «почву»
Для начала руководитель организации должен издать приказ по форме ИНВ-22. В ней определяют содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, сроки представления документов в бухгалтерию, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.
Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо должно рассортировать все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.
Комиссия проводит подготовительную работу, которая предшествует подсчету остатков материальных ценностей. Во-первых, она пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности, во-вторых, проверяет весы и мерную тару. Кроме того, материально ответственные лица представляют комиссии отчеты со всеми документами, подтверждающими движение ТМЦ и денежных средств.
Они дают также расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.
Если в учреждении материально ответственного лица нет, то им считается руководитель.
комментарий специалиста
Е. Диркова, аудитор, генеральный директор ООО «БИЗНЕС-БУХГАЛТЕР»:
«Для проведения инвентаризаций в каждой организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включают представителей администрации, работников бухгалтерии, а также других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Если у компании заключен договор на проведение аудиторской проверки и имеются значительные объемы материально-производственных запасов, то при их инвентаризации должен присутствовать аудитор. Такой порядок установлен пунктом 2 Правила (стандарта) № 17 Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696). По распоряжению руководителя компании представитель аудиторской организации может быть включен в состав инвентаризационной комиссии».
Этап № 2. Опись по факту
Затем описывается имущество и обязательства, т. е. проводится их вещественная и документальная проверка.
После того как проверено наличие материальных ценностей, составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Для каждого вида имущества заполняют свою форму такого документа — например, по результатам инвентаризации основных средств — ИНВ-1, нематериальных активов — ИНВ-1а, товарно-материальных ценностей — ИНВ-3 и т. д. (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).
Этап № 3. «Подобьем» результаты
Далее инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию. Здесь сравниваются данные учета и инвентаризации, а после составляется сличительная ведомость. Она оформляется только по тем активам, по которым выявлены отклонения от учетных данных (п. 4.1 Методических указаний). Например, если обнаружены излишки основных фондов, составляется сличительная ведомость ИНВ-18, а для товарно-материальных ценностей — ИНВ-19.
Когда будете составлять сличительные ведомости, учитывайте пересортицу товарно-материальных ценностей. Помните, что недопустимо учитывать товары одного сорта в составе другого. Не забывайте про суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, и то, что потери списываются в пределах норм естественной убыли.
На ценности, которые не принадлежат организации, но числятся в бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, арендованы или получены для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам этих ценностей представляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.
Итоговые данные по всем видам имущества и обязательств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
Этап № 4. Документы — на подпись!
Ведомость подписывается главным бухгалтером и руководителем учреждения. Одновременно издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее пяти лет.
А самое каверзное в инвентаризации — ошибки. Ведь она может поднести сюрпризы не только в виде излишков и недостач имущества.
О том, как учесть в бухгалтерском и налоговом учете выявленные в ходе инвентаризации излишки и недостачи, читайте в статье «Посчитайте имущество». А в таблице приведены возможные ошибки и их последствия. Надеемся, подготовленный материал поможет вам их не совершать. А на будущее помните — не ошибается тот, кто ничего не делает.
| № п/п | Ошибка | Последствие |
|---|---|---|
| 1 | Неверно оформлен приказ руководителя на проведение инвентаризации, а именно: не указаны сроки проведения инвентаризации, состав комиссии, перечень имущества | Нет оснований для того, чтобы проводить инвентаризацию и, следовательно, признать ее результаты |
| 2 | Во время проведения инвентаризации документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии | Результаты инвентаризации недействительны |
| 3 | Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре | Результаты инвентаризации недействительны |
| 4 | У материально ответственных лиц не взяты расписки, согласно которым все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию | Выявленные в результате инвентаризации нарушения можно оспорить, предъявив документы, оформленные в период проведения инвентаризации |
| 5 | Нарушена процедура инвентаризации: данные бухгалтерского учета сопоставляются с фактическим наличием, а не наоборот | Из-за возможного искажения фактического наличия некоторые нарушения могут быть не выявлены |
| 6 | На каждой странице описей не выверены итоги: число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях | Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации |
| 7 | На каждой странице нет записей «Цены, итоги проверил» и «Подпись материально ответственного лица» (для форм, в которых такие подписи предусмотрены) | На основании такого документа претензии к материально ответственному лицу предъявить невозможно |
| 8 | На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение (для форм, в которых такие подписи предусмотрены) | Если будут выявлены недостачи, предъявить претензии к материально ответственному лицу невозможно |
| 9 | Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии | Исправления считаются недействительными |
| 10 | Инвентаризационные описи после утверждения результатов содержат незаполненные строки (строки не прочеркнуты) | Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации |
| 11 | Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним лицам в помещение, в котором хранятся инвентаризационные описи | Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации |
Все материалы сюжета
«Инвентаризация»
Если ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, приведут к искажению отчетности на 10% и более, администрацию могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 5 до 10 тыс. руб. Возможны и другие неприятные последствия.
Предлагаем ознакомиться с перечнем ошибок, которые чаще всего компании допускают в ходе годовой ревизии, чтобы их избежать или вовремя исправить. И конечно, даем ссылки на материалы системы КонсультантПлюс, где вы можете получить дополнительную информацию по вопросу или скачать образцы документов. Все материалы системы можно смотреть бесплатно, оформив пробный доступ.
|
Документ / Процедура |
В чем ошибаются |
Ссылка на материал КонсультантПлюс |
|
Приказ об инвентаризации |
Не указаны или не заполнены обязательные реквизиты: даты начала и окончания инвентаризации, состав комиссии, перечень проверяемых имущества и обязательств, порядок инвентаризации |
Образец приказа об инвентаризации |
|
Неправильный состав комиссии: включены лица, которых в ней быть не должно, например, МОЛ, или нет тех, кто должен входить в комиссию |
Кто может и кто должен входить в состав инвентаризационной комиссии |
|
|
Сроки в приказе не соответствуют масштабу инвентаризации. Часто бывает, что фронт работ большой, а период инвентаризации пара дней. Это укажет на то, что ревизия была формальной, и даст повод усомниться в результатах |
В какие сроки проводят инвентаризацию |
|
|
Действия до начала инвентаризации |
От МОЛ не получены приходно-расходные документы и расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на проверяемое имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны |
Образец расписки материально ответственного лица перед началом инвентаризации |
|
Начало инвентаризации |
На инвентаризации отсутствует член комиссии или МОЛ. Отсутствие члена инвентаризационной комиссии является основанием для признания ее результатов недействительными. Такие же последствия грозят, если член комиссии распишется на документах, но затем выяснится, что присутствовать на ревизии он не мог физически (например, болел, был в командировке и т. п.). Если кто-то из комиссии не пришел, и оперативная замена по приказу руководителя невозможна, инвентаризацию следует отложить, приостановить. Отсутствие МОЛ может повлечь не только недействительность результатов, но и сложности с взысканием ущерба, если обнаружится недостача. В таких случаях инвентаризация также откладывается. Исключением является случай, когда присутствие МОЛ невозможно в течение длительного периода времени (в том числе по болезни) или МОЛ уклоняется от участия в инвентаризации |
Как провести инвентаризацию без МОЛ |
|
Собственно инвентаризация |
Здесь ошибки могут быть самыми разными, всё зависит от участка (вида имущества или обязательств), который проверяется, например:
|
Вам в помощь Путеводитель по годовой бухотчетности, раздел «Инвентаризация» |
|
Оформление итоговых документов |
При инвентаризации последовательно оформляются:
При формировании этих документов следует не только соблюдать правила их оформления (проставлять прочерки и все обязательные записи, подводить итоги и пр.), но и обращать внимание на хронологию издания документов и временные промежутки, приходящиеся на каждый этап, фиксируемый соответствующим документом. Даже если время не отпечатывается на бумажном носителе, хронологию легко отследить в вашем ПО. Нестыковки или нереальность временных затрат могут повлечь претензии к результатам инвентаризации от контролеров, аудиторов и пр. |
Подборка форм по инвентаризации |
См. также нашу статью «Инвентаризация в условиях коронавируса (рекомендации, образцы)».
Несмотря
на то, что порядок проведения инвентаризации
достаточно подробно регламентирован
действующим законодательством, на
практике организации очень часто его
нарушают.
Хотя
бы одно из нижеследующих нарушений
приводит к ситуации, когда проведенная
инвентаризация
считается недействительной:
-
Состав
инвентаризационной комиссии не утвержден
руководителем. Нет основания для
проведения инвентаризации. -
Документально
подтверждено отсутствие хотя бы одного
из членов комиссии во время проведения
инвентаризации. Результаты инвентаризации
недействительны. -
В
приказе не указаны сроки инвентаризации.
Нет основания для начала проведения
инвентаризации. -
Во
время перерывов в работе комиссии не
закрыт доступ посторонним к помещению,
где хранятся инвентаризационные описи.
Внесение исправлений, искажающих
результаты инвентаризации. -
При
невозможности остановки хозяйственной
деятельности, приходно-расходные
документы не завизированы председателем
инвентаризационной комиссии. Имеется
возможность оформить ранее не выписанные
приходно-расходные документы. -
У
материально ответственных лиц не взяты
расписки о том, что все приходные и
расходные документы сданы в бухгалтерию. -
Проводится
сопоставление данных бухгалтерского
учета с фактическим наличием, а не
наоборот. Имеется возможность искажения
фактических данных в соответствии с
данными бухгалтерского учета. -
Инвентаризационная
опись составлена в одном экземпляре.
Результаты инвентаризации недействительны. -
Итоги
должны быть выверены на каждой странице:
число прописью, количество номеров и
сумма материальных ценностей, а также
общий итог в натуральных показателях,
даже если подсчет велся в денежном
измерении. Имеется возможность
несанкционированных исправлений. -
На
каждой странице нет записи «Цены, итоги
проверил» и подписи материально
ответственного лица. Инвентаризационная
опись не является документом, на
основании которого можно предъявлять
претензии к материально ответственным
лицам. -
Ошибки
и исправления не подписаны и не заверены
членами комиссии. Исправления считаются
недействительными. -
Инвентаризационная
опись после утверждения результатов
содержит незаполненные строки. Имеется
возможность внесения дополнительных
данных. -
На
последней странице инвентаризационной
описи нет подписи материально
ответственного лица об отсутствии у
него претензий к членам комиссии и
подтверждения, а также о том, что он
принимает указанное в описи имущество
на ответственное хранение.
Контрольный
тест по теме:
1.
При инвентаризации основных средств
проверяются:
1. Договора
о полной материальной ответственности
2. Пути
поступления в банк основных средств
3. Рыночные цены их реализации
2.
Инвентаризации
по объему охвата объектов делятся на
полные и частичные:
1. Да
2. Нет
3.
Инвентаризации по способу проведения
можно подразделить на такие виды:
сплошные, не сплошные и выборочные:
1. Да
2. Нет
4.
При
инвентаризации необходимо присутствие
материально ответственного лица:
1.
Да
2. Нет
5.
Задачи, которые следует решить при
проведении инвентаризации в ходе
ревизии, определяет:
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Организация, в ходе осуществления своей деятельности, может приобретать имущество, производить расчеты с поставщиками и покупателями, получать кредиты или выдавать займы для контрагентов. Для того, чтобы организация могла работать правильно, нужно своевременно в ней проводить процедуру инвентаризации. Это позволит приобрести правильную бухгалтерскую отчетность, которая соответствует всем нормам действующего российского законодательства.
Процесс инвентаризации необходим для того, чтобы контролировать все объекты недвижимости, и своевременно выявлять любые расхождения между фактическими остатками и теми, которые отражены в составе отчетности. В ходе проведения инвентаризации не рекомендуется сокращать масштаб осуществляемых проверок. Иногда могут возникать ситуации, когда из имущества, попадающего под инвентаризацию, исключаются объекты, так как по ним не были приняты унифицированные локальные формы. Соответственно, руководство организации не может отражать в этих формах результаты проведенной инвентаризации. Зачастую такая ситуация осуществляется в отношении вложений во внеоборотные активы, при незавершенном производстве, в случае с наличием резервов на перспективные расходы. Соответственно, для устранения такой ошибки необходимо в обязательном порядке использовать организациями данные формы, и по необходимости утвердить их на законодательном уровне. Такие формы рекомендуется отражать в качестве приложения к учетной политике предприятия.
Во многих организациях стандартная процедура инвентаризации включает в себя несколько значимых этапов:
Рисунок 1. Основные этапы проведения инвентаризации [1, с.109]
Если все представленные этапы проведения инвентаризации учтены, то данная процедура будет считаться выполненной и соответствует установленным правилам.
Известным является тот факт, что в случае проведения инвентаризации, сотрудники предприятия или члены специализированной комиссии могут допускать разнообразные ошибки. В связи с этим возникают проблемы с подсчетом основных средств, и на основании таких процессов результаты будут недействительными. На основе подобного положения дел нужно проводить повторную инвентаризацию.
Самыми распространенными ошибками, которые могут допускать члены инвентаризационной комиссии, сотрудники и руководство предприятия, являются:
- Сроки для проведения инвентаризации не были соблюдены несмотря на тот факт, что эта позиция раскрывается в составе локальных правовых актов. Порой возникают ситуации, когда эти строки полностью игнорируются.
- При проведении инвентаризации отсутствуют некоторые члены комиссии без уважительной причины. В данном контексте степень объективности проводимой инвентаризации можно подвергнуть сомнению, поскольку итоговые значения зачастую не будут соответствовать действительности.
- Также часто встречается ошибка, связанная с неправильным заполнением приказа об инвентаризации. В частности, в этом документе не отмечаются различные виды имущества, которые должны подлежать процедуре инвентаризации в соответствии с нормами действующего законодательства и на основе положений учетной политики предприятия.
- Инвентаризационные описи заполняются неверно, или в них допускаются многочисленные ошибки. Кроме этого, недобросовестные руководители пренебрегают заполнением инвентаризационной описи в двух экземплярах, или вовсе не подготавливают этот документ.
- Члены инвентаризационной комиссии могут неправильно взвешивать, подсчитывать или измерять различные виды имущества предприятия. Этому способствуют испорченные устройства для подсчета и взвешивания, а также банальная халатность и безразличие сотрудников инвентаризационной комиссии.
Представленный выше перечень ошибок считается самым распространенным, так как эти проблемные моменты встречаются очень часто при осуществлении инвентаризации.
Также может встречаться ситуация, когда при проведении инвентаризации выявляются не излишки, а сами факты того, что в учете не отображаются различные виды операций. Например, имущество уже поступило в организацию, но бухгалтер или другой специалист, имеющий соответствующие полномочия, не осуществил оприходование. В итоге поставщик будет находиться в статусе дебитора на основе уплаченного аванса за поставку товаров. В связи с существованием неоспоримой связи между такими платежами и объектами, которые не попали под учет, их будут учитывать на основе объема фактических затрат. Данный процесс происходит в рамках корреспонденции со счетами всех расчетов, и прибыль организации в итоге не возрастает.
Для приобретения достоверных информационных данных, которые свидетельствуют о результатах проводимой инвентаризации в отношении имущества предприятия, можно рассылать письма кредиторам и дебиторам. Это позволит приобрести точный набор информационных данных о существующей задолженности по счетам бухгалтерского учета. Помимо этого, письма можно направлять арендаторам для приобретения подтверждающей информации о имуществе, которое было получено. Вместе с этим информацию можно направлять арендодателям для подтверждения того факта, что имущество не принадлежит им на праве собственности, согласно договору.
По отдельным структурным элементам имущества также могут существовать ошибки в ходе проведения инвентаризации. Данные ошибки можно сгруппировать и представить в виде таблицы:
Таблица 1.
Типичные ошибки при проведении инвентаризации основных средств и материалов [2, с.66]
|
Основные средства |
Материалы |
|
Инвентаризация не была осуществлена в отношении тех основных средств, которые находятся в конкретных местах, и материально ответственные лица в ней не участвовали До момента выбытия основных средств инвентаризацию не проводили Все установленные результаты переоценки в первичных документах не отражены в специальных картах инвентаризации Фактические приобретенные данные не соотносятся с теми, которые имеются по инвентарным документам Отсутствуют договора об аренде, а также нет актов приемки основных средств или передаточных актов По завершению инвентаризации сформирована недостоверная оценка |
Осуществлен неправильный прием материалов, поскольку не проводится проверка качества товара и количества В состав инвентаризационных описей вносятся информационные данные только со слов материально ответственных лиц. Отсутствует процедура непосредственного подсчета В организации нет паспортов на драгоценные металлы или камни |
Информация, которая была приобретена в результате инвентаризации, должна быть занесена в специальные реестры или в файлы. В документах нельзя оставлять пустых строк, которые следует заполнять в соответствии с установленными правилами. Записи также нельзя перечеркивать. Все члены инвентаризационной комиссии должны подписывать конечные документы в результате осуществляемых процедур. Материально ответственным лицам также нужно подписывать эти документы. Все данные по инвентаризации следует раскрывать в бухгалтерской отчетности того месяца, когда завершена такая процедура.
В результате необходимо сделать вывод о том, что при проведении инвентаризации всех обязательств и имущества есть возможность составить точную и достоверную бухгалтерскую отчетность. Если инвентаризация проводится неправильно, то это является причиной появления недостоверных сведений. Зачастую участники инвентаризации могут совершать различные ошибки, среди которых определенная часть являются типичными, а другие проблемные моменты возникают на основе специфики работы предприятия.
В чем отличие форензика от инвентаризации?
Как показывает практика, инвентapизацию часто путают с форензиком и аудитом. Напоминаем Вам:
Форензик выявляет данные указывающие на признаки нарушений и преступлений. (Читайте нашу статью «О воровстве и мошенничестве», если хотите минимизировать свои потери!)
Аудит – это независимое мнение о финансовой и бухгалтерской отчетности.
Инвeнтapизация – это пpoверка наличия имущества организации и состояние ее финансовых обязательств на определенную дату путем сличения фактических данных с данными бухгалтерского учете. (Читайте реальную практику в статье о «подводных камнях» при проведении инвентaризaции)
Особо о внезапной (внеплановой) инвентаризации
В последнее время получила распространение внезапная (разновидность внеплановой) инвентapизация. Обычно это инвeнтаризaция товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Она проводится, как правило, при наличии серьезных фактов, свидетельствующих о нарушении режима хранения и как следствии хищений и махинаций. Главное условие проведения внезапной инвeнтaризации — это конфиденциальность и неожиданность. При проведении такой инвентapизaции редко привлекаются сотрудники предприятия. По времени такая инвентаpизaция как правило длится не более одного рабочего дня.
Перед проведением инвeнтaризации руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентapизации. Материально ответственные лица обязаны присутствовать при проведении инвeнтapизaции.
В случае отказа подписания результатов инвентaризaции материально-ответственным лицом, составляется акт об отказе подписания. Материально-ответственное лицо может написать свои замечания по поводу проведения инвeнтаризации.
При проведении инвeнтаризации желательно, чтобы велась видеосъемка.
В каких случаях обязательно проведение инвентаризации?
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц;
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
- при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
- в случаях хищения, злоупотребления и порчи имущества;
- при ликвидации, реорганизации организации;
- в случаях стихийных бедствий, пожаров, аварий.
Как организовать проведение инвентаризации?
В целях соблюдения легитимности, достоверности результатов, эффективности проведения инвентapизaции необходимо правильно организовать процедуру ее проведения.
Необходимо, чтобы руководитель издал правильно оформленный приказ о проведении инвентapизации. Во избежание проблем наши
Специалисты подготовят или помогут подготовить приказ руководителю организации после заключения договора на проведение инвентaризации.
Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.
Материально-ответственное лицо перед проведением инвeнтаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приемные и расходные документы. Обеспечить наличие идентификаторов (инвентарных номеров, штрихкодов, ярлыков, rfid-меток и т.п.) на все инвентаризируемом имуществе
Обеспечивается присутствие материально-ответственных лиц.
Подготовить все необходимые документы (паспорта, техпаспорта и т.д.) на здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и т.д.
Распространенные ошибки при проведении инвентаризации
Большинство нарушений при проведении инвентapизации связаны с несоблюдением требований законодательства по оформлению инвeнтаризационных описей и нормативных документов, регламентирующих порядок ее проведения:
- Приказ руководителя на проведение инвентaризaции отсутствует либо оформлен с существенными нарушениями требований законодательства (не указаны сроки проведения инвeнтapизации, состав комиссии, перечень имущества).
- При проведении инвeнтаризaции отсутствуют материально-ответственные лица. С некоторыми из них не заключены договора о материальной ответственности.
- Инвентаpизaция некоторых объектов и участков происходит со слов материально-ответственных лиц и работников предприятия.
- Заполняются не все графы в инвeнтаризационных описях
- Вносимые изменения должны быть отражены во всех экземплярах инвентaизационных описей и подписаны всеми членами комиссии
- Отсутствие контроля поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвeнтapизации
- В случае перерыва в проведении инвeнтаризации (ночь, обед) склады должны быть опечатаны, а инвентapизационные описи должны храниться в сейфе или другом недоступном месте.
- У материально-ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию.
- Инвeнтaризационная опись составлена в одном экземпляре.
- Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентaризaции.
Результаты инвентаризации
Наши специалисты готовы предоставить заказчикам результаты в следующих формах:
- Данные в случае автоматизированной инвентаризации предоставляются через 15 минут после завершения пересчета и сверки в формате, согласованном с заказчиком.
- Инвентapизационные описи (при необходимости сличительные ведомости) по унифицированной форме в печатном и электронном виде.
- Инвентаpизационные описи под конкретные требования заказчика с необходимой информацией для принятия решения (например, срок годности группы товаров, техническое состояние, фотокаталог имущества).
- Электронные таблицы необходимые для автоматизации учета инвeнтаризaции по удобной для заказчика форме.
По результатам инвeнтаризации могут быть выявлены:
- недостачи;
- излишки (неучтенное имущество);
- затоваривания складов;
- наличие бракованной или испорченной продукции;
- фактическое местонахождение имущества.
Данные факты могут быть следствием халатности, неэффективного управления, а также намеренных злоупотреблений и являться основанием для проведения расследования, установления виновных лиц, увольнение недобросовестных и неэффективных сотрудников, привлечение их к ответственности, в т.ч. и к уголовной. Кроме этого по результатам инвeнтаpизации проводится расследование и восстановление бухгалтерского учета.
Признаки фиктивной инвентаризации
- Большое количество инвентаризируемого материала, товаров, объектов проводится за очень короткое время, буквально за несколько часов. Иногда это бывает даже в праздничные дни или накануне их.
- Люди, подписывающие инвентаризационные описи (акты инвентаризации), отсутствовали на объекте инвентаризации во время ее проведения. По документам той же организации, в это время они были в больнице, отпуске или в командировке.
- Инвентаризационные описи иногда переписываются один в один с описей прошлых лет без учета изменений.
- Подписи членов комиссии написаны одним почерком. Эти люди, как правило, не участвовали в ней или, не подписывали сами акты инвентаризации.
- Дата приказа на проведение инвентаризации – позже, чем подписанный акт о ее проведении. Обычно это бывает, когда ведомости просто переписываются с предыдущих периодов.
- В комиссию по инвентаризации включают сотрудников, которые в период проведения инвентаризации еще не работали. Зимой проводили инвентаризацию тех объектов, которые из-за погодных условий провести по факту было нереально (например, занесло снегом). Были случаи, когда в инвентаризацию вносилось имущество, которое фактически находилось на другом складе или объекте.
Признаки, свидетельствующие о формальном проведении инвентаризации, обычно видны невооруженным глазом, так как люди, заполняющие инвентаризационные ведомости, даже к такому варианту оформления процедуры подходят безответственно. Они не утруждаются даже создать видимость реального проведения процедуры.
Что является гарантией качества нашей работы?
Педантичность и творческий подходи
Высокая степень проработки технологий проведения инвентаризации индивидуально под каждого Заказчика и решение нестандартных задач в сжатые сроки;
Специалисты
Менеджерский состав, проверенный успешными проектами и временем;
Прозрачность процедур
При оказании услуг, мы заинтересованы в присутствии наблюдателя со стороны Заказчика во избежание каких-либо вопросов к качеству наших услуг;
Контроль
Проработка контрольных мероприятий, которые подтверждают высокий уровень проведения инвентаризации;
Понимание особенностей бизнеса
Знание специфики и подводных камней проведения инвентаризаций в различных сферах бизнеса
Консультирование
После сдачи работы не «бросаем» Заказчика, а готовы рекомендовать и прокомментировать дальнейшие пути решения выявленных проблем по результату инвентаризации (бухгалтерская поддержка, рекомендации опытных аудиторов, проведение финансового расследования, оценка имущества и т.п.)