Основные регистры, используемые для учета номенклатуры в конфигурациях УТ11, КА2, ERP. Для чего используются все эти регистры, какие из них основные и какие вспомогательные. Основные ошибки в учете товаров и расчет себестоимости. Как проще находить и исправлять ошибки в учете.
На текущий момент в типовых 1С конфигурациях УТ11, КА2, ERP учет номенклатуры сделан абсолютно аналогично. В более старых конфигурациях на обычных формах (УТ10, КА, УПП) учет немного отличается, но общая идея та же. На первый взгляд учет достаточно сложен. Например, в популярной типовой конфигурации УТ11 для учета номенклатуры используется более 40ка регистров накопления. Попробуем разобраться, для чего они нужны, как используются, какие из них основные и какие вспомогательные.
1. Контуры товарного учета
Для начала отметим, что в УТ11 очень четкое разделение на складской и финансовый учет. Это два независимых контура, каждый из которых использует свои регистры накопления для хранения данных об остатках товаров и свой документооборот для ввода данных.
Финансовый контур использует документы, которые связаны с финансовым и бухгалтерским учетом и вводятся бухгалтерами или менеджерами («Поступление товаров и услуг»,»Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров», «Списание недостач товаров» и т.д). Эти документы содержат информацию о том, какие товары с точки зрения учета должны быть у нас на cкладе, кому они принадлежат, сколько стоят. Складской контур использует документы, в которых отражено реальное состояние товара на физических складах. Вводятся эти документы кладовщиками, которые видят реальное наличие товара на складе, независимо от того, чей это товар, почему он у нас и сколько он стоит. К складским документам относятся «Приходный ордер на товары», «Расходный ордер на товары», «Пересчет товаров» и др.
Разумеется, в конфигурации есть упрощенный режим работы без разделения на контуры учета. Он используется при отключенном ордерном учете. Использование складского контура настраивается независимо для каждого склада. Соответственно, мы можем настроить использования отдельного складского ордерного документооборота лишь для нескольких необходимых складов. Настройка выполняется в форме справочника «Склады.» Для каждого склада мы также можем указать различные даты начала использования отдельного складского учета и необходимость учета товаров по ячейкам.
2. Основные регистры учета номенклатуры
Теперь немного подробнее рассмотрим хранение в УТ11 данных об остатках товаров. Регистров, используемых для учета номенклатуры, в конфигурации больше 40ка и разобраться в них сразу достаточно сложно.
Однако несмотря на большое число разрезов учета, основных товарных регистров накопления с данными о номенклатуре всего лишь 4:
«Товары на складах» — это основной регистр складского контура. В нем хранятся данные о фактическом количестве товаров на физических складах. Данные в этом регистре меняются при вводе кладовщиками складских документов.
«Товары организаций» — это основной регистр для количественного учета данных финансового контура. В этом регистре хранится информация о том, какой именно организации принадлежит товар, имеющийся на складе. Данные в этом регистре меняются при вводе финансовых документов.
«Партии товаров организаций» и «Себестоимость товаров» это два основных регистра финансового контура, отвечающих за стоимостной учет товаров. Основное отличие этих регистров в том, что в регистре партий хранится стоимость товаров в разрезе каждой партии. Благодаря этому при продаже/списании/потреблении товара есть возможно корректно учесть его стоимость с учетом стоимости конкретной партии поступления. Данные в регистре «Партии товаров организаций» заполняются при проведении финансовых документов. Регистр «Себестоимость товаров» содержат сгруппированные данные о товарах без учета партий. Также в нем есть информация о дополнительных расходах по товарам. Расчет данных этого регистра более сложен, количественные данные заполняются при проведении финансовых документов, а суммовые отдельным документом «Расчет себестоимости товаров»
Эти 4 регистра являются ядром системы товарного учета. В них содержится вся основная информация о товарах предприятия.
Однако, как упомянуто выше, номенклатурных регистров в конфигурации более 40ка. Зачем нужны остальные?
3. Дополнительные регистры учета номенклатуры
Для корректного учета товаров очень важно, чтобы информация в основных 4х регистрах была согласована и чтобы с ней было удобно работать пользователю. Также в зависимости от задач иногда необходимы дополнительные разрезы основных данных (товары по ячейкам, комиссионные товары….)
Именно для решения этих 3х задач используются все остальные регистры.
Для обеспечения согласованности регистров «Товары на складах» и «Товары организаций» используется целая группа дополнительных регистров: «Товары к отгрузке», «Товары к поступлению», «Товары к оформлению поступления», «Товары к оформлению излишков и недостач». Остатки в этих регистрах означают, что документ проведен по одному из контуров, но не проведен по другому. Например, при проведении документа реализации возникнут остатки в регистре «Товары к отгрузке», означающие, что есть документ, проведенный только по финансовому контуру. Закроются эти остатки при вводе расходного ордера на товары.
К вспомогательным регистрам для облегчения использования конфигурации можно отнести регистры «Свободные остатки», «Движение товаров», «Движения серий товаров» и «Движения Номенклатура — Номенклатура». Они не содержат уникальной информации и является производными от данных других регистров. Основное предназначение данных регистров — более удобное формирование различных отчетов, заполнение данных во вспомагательных формах и проверки доступности товаров.
К регистрам, обеспечивающим дополнительные разрезы данных, я бы отнесла «Товары в ячейках», «Товары переданные на комиссию».
Также можно выделить отдельные в отдельные группы регистры с данными планового учета по номенклатуре («Заказы на перемещение», «Заказы поставщикам», «Заказы клиентов» и др), и дополнительные регистры партионного учета («Партии производственных затрат», «Партии производственных затрат», «Партии расходов на себестоимость товаров» и др.)
4. Согласованность регистров номенклатуры
Для корректного учета очень важно отследить, что введены документы по обоим контурам учета (финансовому и складскому). Автоматически 1С это не проверяет, так как технически это не является ошибкой и ситуация со временным расхождением данных абсолютно корректна. Разрыв в несколько дней между обработкой данных бухгалтерами и кладовщиками вполне логичен. Однако важно, чтобы по итогам месяца данные в контурах учета сходились. Наиболее простой способ такой проверки, это обычный запрос к двум регистрам накопления с выводом отличающихся данных. При наличии расхождений просто просматриваем документы по номенклатуре с расхождением и довводим недостающие документы.
В качестве иллюстрации возьмем демо-базу УТ11.2 и сверим по регистрам «Товары на складах» и «Товары организаций» остатки по организации «Торговый дом «Комплексный»». При проверке видно, что остатки не совпадают по 7ми позициям. При переходе в движения по документам однозначно понятно, что по первому отличающемуся остатку не введен в складском контуре расходный ордер по документу реализации в финансовом контуре, по второму не введен финансовый документ отражения излишков по складскому пересчету товаров. Для корректного расчета себестоимости и правильного учета в будущих месяцах необходимо доввести недостающие документы до закрытия месяца и расчета себестоимости.
(Скриншот сверки остатков в типовой демо-базе УТ11.2 из отчета «Комплексная проверка ведения учета»)
В отличии от расхождения прошлых регистров, несогласованность регистров «Товары организаций» и «Партии товаров организаций» это всегда ошибка. Основной причиной такого расхождения является неверный порядок ввода документов. Т.е. ввод более ранних документов задним числом, когда имеющаяся в них номенклатура списана будущими документами. В этом случае будущий документ перепроведется по регистру «Товары организаций», но не сформирует движений по партиям. Такая ошибка в большинстве случаев легко исправляется перепроведением документов с перезаполнением видов запасов. Т.е. необходимо отменить проведение более позднего из конфликтующих документов для очистки видов запасов и провести его заново.
Несогласованность регистров «Партии товаров организаций» и «Себестоимость товаров» в большинстве случаев возникает из-за несогласованности прошлой пары («Товары организаций» и «Партии товаров организаций»). Большинство ошибок связаны с тем, что по различным причинам (ввод задним числом, ручная корректировка данных) номенклатура не списалась корректно в регистре партий, однако списалась в регистре себестоимости. В этом случае система не может корректно расчитать себестоимость списываемых товаров и в регистре себестоимости может зависнуть сумма с нулевым количеством. Такие ошибки уже отслеживаются системой. Именно с ними связано сообщение вида «По номенклатуре -ХХХХХ- обнаружен некорректный остаток в регистре «Себестоимость товаров»: Количество = 0, Стоимость = Х.ХХ, СтоимостьБезНДС = Х.ХХ, СтоимостьРегл = Х.ХХ». Основная проблема таких ошибок в том, что они обнаруживаются не сразу, а лишь через несколько месяцев, после списания всех остатков в будущих периодах.
Также возможны расхождения этих регистров в случае, если после расчета себестоимости изменилось что-то в исходных документах либо выполнено восстановление партионного учета. В этом случае необходимо перепровести документ расчета себестоимости для коррректно выполнения расчета в последующих месяцах.
5. Отрицательные остатки по регистрам номенклатуры
Еще одна группа ошибок это отрицательные остатки по товарным регистрам. Для основных регистров это всегда ошибочная ситуация. В основном она связана с отсутствием контроля отрицательных остатков, также может возникать при изменении документов поступления, по номенклатуре которых уже введены расходные документы. Выявляется такая ошибка простым запросом отрицательных остатков на конец периода. Решается анализом и корректировкой документов, приведших к отрицательным остаткам.
Для вспомогательных регистров («Товары к отгрузке», «Товары к поступлению», «Товары к оформлению поступления», «Товары к оформлению излишков и недостач») отрицательные остатки не всегда являются ошибками. В этих регитсрах любые остатки это просто информация о незаконченных операциях (вводе документа лишь в одном контуре учета). Это абсолютно нормальная ситуация в середине месяца. Однако в конце месяца любые остатки во вспомагательных регистрах обычно явлются ошибочными, как отрицательные, так и положительные. В большинстве случаев к концу месяца эти регистры должны выходить «в ноль». В этом случае можно быть уверенным, что все операции согласованы в обоих контурах учета.
6. Исправление ошибок расчета себестоимости.
Основные ошибки, отслеживаемые механизмом расчета себестоимости:
1. Остутствие товара на складе. В этом случае выдается сообение вида «Номенклатура: , склад: , организация: обнаружен отрицательный остаток в регистре «Себестоимость товаров»: 1″. Это сообщение означает, что на конец месяца товара списано больше, чем было на остатках. Основные возможные причины: не введены приходные документы; отредактированы приходные документы, по которым уже введен расход; ошибочно введен расходный документ. Для исправления необходимо проверить движения по номенклатуре с отрицательным остатком и отследить, на каком документе возникла ошибка.
2. Зависшие суммовые остатки с нулевым количестве. В этом случае выдается сообщение вида «По номенклатуре , склад: , организация: обнаружен некорректный остаток в регистре «Себестоимость товаров»: Количество = 0, Стоимость = ХХХ,ХХ, СтоимостьБезНДС = ХХХ,ХХ». Эта ошибка возникает лишь при использовании партионного учета. Она означает, что системе не удалось для списанного товара корректно определить себестоимость по партиям. Обычно она возникает в случае несогласованности остатков в регистрах «Себостоимость товаров» и «Партии товаров организации». Для устранения проблемы необходимо проверить по истории документов, на каком этапе разошлись остатки по данным регистрам. В большинстве случаев это проблема корректировки данных прошлого периода и решается распроведением и повторным проведением прошлого документа для перезаполнения вида запасов.
3. Передачи между организациями. Выдается сообщение вида «‘Не оформлены передачи товаров от отправителя: , на получателя: , по складу: ‘». Такая ошибка возникает только при использовании механизма Интеркампани. Фактически, это даже не ошибка. Это уведомление о том, что не выполнены передачи по проданному товару другой компании. С технической точки зрения система определяет эту ошибку по наличию остатков во вспомогательном регистре «Товары организаций к передаче». Необходимо оформить передачи через рабочее место «Оформление передач и возвратов» и выполнить расчет себестоимость повторно.
4. Товары на комиссии. Выдается сообщение вида «Не оформлены отчеты комитенту о списании по организации: , комитент: ‘». Такая ошибка возникает только при использовании комиссионной торговли. Фактически, это не ошибка. Это уведомление о том, что не оформлены отчеты комитенту. С технической точки зрения система определяет эту ошибку по наличию остатков во вспомогательном регистре «Товары к оформлению отчетов комитенту». Необходимо оформить отчеты комитентам и выполнить расчет себестоимость повторно.
5. Работы. Выдается сообщение вида «Не отражено поступление шт. работы «» в подразделение «» организации ««. Такая ошибка может возникать при использовании номенклатуры с типом «Работа». Это уведомление о том, что реализовано/списано/использовано больше работ, чем фактически поступило. С технической точки зрения система определяет эту ошибку по наличию отрицательных остатков во вспомогательном регистре «Материалы и работы в производстве». Необходимо проверить движения по ошибочной работе и оформить пропущенное поступление либо откорректировать использование работы. После исправления выполнить расчет себестоимость повторно.
7. Итоги
На самом деле товарный учет в УТ11 реализован просто. Достаточно понимать базовые принципы и периодически контролировать состояние учета. В этом случае любую ошибку можно легко исправить. Основная проблема это то, что часто ошибки обнаруживаются лишь через несколько месяцев после возникновения, когда они уже повлияли на итоги прошлых периодов и правильно их исправить не всегда возможно, так как изменится уже рассчитанная и утвержденная и переданная в другие учетные системы себестоимость. В этом случае иногда встречается рекомендация просто списать непонятные остатки корректировкой регистров. Это очень плохое решение, так как в большистве случаев корректировка регистров не решает проблемы, а лишь снимает сообщения об ошибках расчета себестоимости. Ошибка все равно потом вылезет еще раз. Либо в расхождениях данных в отчетах, отображающих одну и ту же информацию, но использующих разные регистры для разных разрезов; либо при проведении, когда система запретит проведение из-за отсутствия товара, хотя он по отчету он вроде как есть; либо при расчете себестоимости в следующем месяце.
По возможности всегда следует докопаться причины ошибки и устранить ее. Если по каким-то причинам это совсем невозможно (например, политикой компании нельзя менять прошлые периоды), то при ручной корректировке регистров следует сохранять хотя бысогласованность данных в связанных регистров. Как минимум в основных («Товары на складах», «Товары организаций»,»Партии товаров организаций» и «Себестоимость товаров»), а лучше во всех, участвующих в товарообороте. При этом отслеживать корректность учета желательно не только по факту появления ошибок расчета себестоимости и закрытия месяца, а и самостоятельно дополнительно проверять согласованность основных регистров по итогам месяца. Это позволит сохранить корректность данных и избежать корректировок прошлых периодов.
Для удобного анализа состояния корректности данных по номенклатуре рекоммендую отчет Комплексная проверка ведения учета. В нем есть достаточно большой блок проверок по учету товаров (в том числе в бесплатной версии), позволяющий выявить основные проблемы: расхождения данных в связанных регистрах, отрицательные остатки по номеклатуре, зависшие суммовые остатки с нулевым количеством.
Содержание:
1. Сверка данных регистров учета затрат с данными бухгалтерского учета до расчета себестоимости в программном продукте «1С:Управление производственным предприятием»
2. Основные ошибки, возникающие при закрытии месяца в программном продукте УПП, состоят в неправильности отражения затрат в разрезе подразделений организации и номенклатурных групп
3. При расчете себестоимости не закрываются затратные счета
4. При расчете себестоимости «счет 20» полностью закрывается, но себестоимость рассчиталась с ошибками в документе «Расчет себестоимости» по регистру учета затрат
1. Сверка данных регистров учета затрат с данными бухгалтерского учета до расчета себестоимости в программном продукте «1С:Управление производственным предприятием»
Если в программе 1С:Управление производственным предприятием применяется режим расширенной аналитики учета затрат (РАУЗ), то для корректного выполнения регламентной операции Расчет себестоимости в УПП необходимо сверить данные регистров учета затрат с данными бухгалтерского учета.
Поскольку регламентная операция Расчет себестоимости в 1С:УПП использует данные не из данных регистра бухгалтерии и данные выбираются не из оборотно-сальдовых ведомостей, как привычно думают некоторые бухгалтеры, а из регистра накопления «Учет затрат (бухгалтерский и налоговый учет)», то если какие-то затраты бухгалтерская служба проводила и списывала ручным способом в документе «Операция», то при расчете себестоимости будут возникать ошибки и он будет неправильно формироваться.
Именно для этого, во избежание такого рода ошибок сверяются следующие отчеты: «Ведомость по учету затрат» и «Ведомость по учету МПЗ». Данные этих отчетов должны совпадать с данными оборотно-сальдовой ведомости по бухгалтерскому учету.
Для этого необходимо сначала построить отчет «Ведомость по учету затрат» (в полном интерфейсе — Меню «Отчеты» — «Расширенная аналитика учета» — «Ведомость по учету затрат»).
В настройках отчета обязательно указать счета бухгалтерского учета, чтобы понимать, что с чем сверять.
В данном случае счет важнее всех остальных группировок, поэтому мы ставим его вверх группировки отчета.
Для этого идет в Настройки – Настройка структуры (как показано на рисунке ниже)
Из доступных полей выбираем счет и переносим его в группировку строк (как показано на рисунке ниже)
Так как нам в первую очередь нужно сверить данные по бухгалтерскому счету, то остальные группировки строк можно очистить и в настроенном виде структура отчета будет выглядеть так (как показано на рисунке ниже). Нажимаем кнопку «ОК» и сохраняем структуру отчета для формирования.
Каждый пользователь может сохранить свой вариант отчета (как показано на рисунке ниже), это очень удобно, если пользователи используют многовариантность отчета.
Можно назвать вариант, например, «Учет затрат по счету затрат БУ»
Далее строим отчет по учету затрат в регламентированном учете: по определенной организации, по определенному периоду отчета и, самое главное, по счету учета затрат бухгалтерского учета (в нашем случае это счет 20.01.1 «Основное производство (по деятельности, не облагаемой ЕНВД)»).
Теперь нам надо построить оборотно-сальдовую ведомость по счету 20.01.1 «Основное производство (по деятельности, не облагаемой ЕНВД)» по этой же организации, за этот же период отчета.
Для этого заходим в полном интерфейсе в меню «Отчеты» — «Бухгалтерский и налоговый учет» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (бух.)» и строим отчет.
Сверяем остатки НЗП на начало и на конец периода и обороты за период, убеждаемся, что они совпадают, значит ручных операций по списанию и отражению затрат не было.
Далее строим отчет «Ведомость по учету МПЗ» для сверки с данными бухгалтерского учета материально-производственных затрат (В Полном интерфейсе – в меню «Отчеты» — «Расширенная аналитика учета» — «Ведомость по учету МПЗ). Точно также, как и при формировании отчета «Ведомость по учету затрат», в настройках группировок выбираем счет и сохраняем вариант отчета как, например, «Ведомость по учету МПЗ по счетам БУ».
Далее, формируем отчет по учету МПЗ в регламентированном учете: по определенной организации, по определенному периоду отчета и, самое главное, по счетам БУ материально-производственных затрат, те которые отразились при формировании отчета «Ведомость учета по МПЗ». Проверяем остатки и обороты по каждому из счетов по оборотно-сальдовой ведомости бухгалтерского учета, и, если все верно, как в нашем случае, то можно приступать к расчету себестоимости в бухгалтерском и налоговом учете.
Как ранее было сказано, при применении расширенной аналитики учета затрат необходимо все затраты отражать документами, но не ручными проводками.
Сейчас, на примере, мы убедимся, что даже правильно сделанные ручные проводки по счету затрат БУ 26 с указанием всех аналитик приведут к тому, что сумма, отраженная ручной операцией не будет автоматически закрыта при расчете себестоимости. Как ранее было показано, перед закрытием месяца необходимо сделать сверку по регистрам учета затрат и «МПЗ» с данными бухгалтерского (налогового) учета.
Бухгалтер ошибочно списал материалы на счет затрат не специализированным документом, а «Операцией (бухгалтерский и налоговый учет)». Правильно были указаны и подразделение и номенклатурная группа затрат и статья затрат.
Но при расчете себестоимости затраты, введенные ручной операцией не распределились на выпущенную продукцию, что видно из оборотно-сальдовой ведомости по счету 20.01.1, и сумма затрат «зависла» на этом счете.
Как было сказано выше, затраты не отражаются и не распределяются по ручным операциям, а должны проводиться специализированным документом, как мы видим ниже, наши затраты, внесенные ручной операцией не отразились ни по регистрам учета МПЗ, на по регистрам учета затрат, о чем видно в сформированных ниже отчетах: Ведомости по учету МПЗ и Ведомости по учету затрат.
Для того, чтобы затраты отразились по регистрам учета МПЗ и затрат необходимо отменить проведение ручной операции и провести списание специализированным документом (в нашем случае это документ «Требование-накладная»).
Операцию, введенную ручным способом, можно или пометить на удаление, или в самом документе ручного ввода отключить активность. И проводки будут отключены.
Далее формируем специализированный документ и списываем то же количество затрат с необходимой аналитикой.
После этого, перепроводим документ «Расчет себестоимости» и проверяем отражение затрат в регистрах учета МПЗ и затрат. Видно, что затраты попали в регистр учета МПЗ и увеличили количество и сумму материально-производственных затрат.
Проверяем отражение по регистру учета затрат и проверяем отражение и закрытие затрат, которые ранее были ошибочно отражены ручной операцией, а потом исправлены проведением в документе «Требование-накладная». Видно, что затраты отображены и списаны правильно на выпущенную продукцию.
И наконец, проверяем оборотно-сальдовую ведомость по счету 20.01.1. Видим, что затраты отражены и полностью закрыты расчетом себестоимости.
2. Основные ошибки, возникающие при закрытии месяца в программном продукте УПП, состоят в неправильности отражения затрат в разрезе подразделений организации и номенклатурных групп
Принцип закрытия 20 счета в 1С:УПП состоит в необходимости соблюдать соответствие подразделений и номенклатурных групп при отражении затрат и при отражении выпуска.
Статьи затрат закрываются в соответствии с настройкой их при закрытии месяца, а также в соответствии с записями в регистре сведений «Способы распределения статей затрат организаций».
Разберем пример на производственном предприятии, когда субсчета бухгалтерского счета 20 закрываются способом распределения «По объему выпуска».
Для выявления ошибки, по причине которой не закрываются субсчета бухгалтерского счета 20, необходимо сверить отчет «Оборотно-сальдовая ведомость (бух.)» по субсчетам бухгалтерского счета 20 (детализация по подразделениям организаций и номенклатурным группам) с отчетом «Выпуск продукции и услуг» с такой же детализацией по подразделениям организаций и номенклатурным группам, выявить и устранить ошибки такого несоответствия.
Формируем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (бух.)» по счету 20.01.1 (в Полном интерфейсе – меню «Отчеты» — «Бухгалтерский и налоговый учет» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (бух.)».
В детализации аналитики указываем Подразделение организации, Номенклатурную группу и Статьи затрат. Видим, что за август 2018 года в подразделении «Цех 1» по номенклатурной группе «Столы компьютерные» начислены и отражены затраты, но которые не закрылись при расчете себестоимости.
В нашем примере распределение затрат организации происходит по методу распределения «По объему выпуска», поэтому нам необходимо сформировать отчет «Выпуск продукции и услуг» и проверить правильно ли в августе 2018 года был отражен выпуск продукции и услуг» (в Полном интерфейсе – меню «Отчеты» — «Расширенная аналитика учета» — «Выпуск продукции и услуг»).
Формируем отчет, указывая в качестве группировок Подразделение, Номенклатурную группу и Продукцию. Из сформированного отчета, мы видим, что выпуск продукции в августе месяце ошибочно был указан по неправильной номенклатурной группе.
Чтобы такая ошибка не повторялась в будущем, необходимо зайти в карточку номенклатуры выпускаемой продукции и изменить Номенклатурную группу с неправильной на правильную и записать правильное значение.
Далее необходимо во всех документах выпуска перевыбрать номенклатуру выпуска по данной продукции, убедиться, что правильно значение номенклатурной группы занесено в документ выпуска и перепровести эти документы.
Далее необходимо снова сформировать отчет «Выпуск продукции и услуг» и убедиться, что выпуск продукции произведен с использованием правильной номенклатурной группы.
После проверки выпуска продукции, необходимо провести повторный расчет себестоимости в регламентном документе «Расчет себестоимости» (в Полном интерфейсе – меню «Документы» — «Управление производством» — «Расчет себестоимости».
После успешного расчета себестоимости (не выдает сообщений об ошибках) необходимо сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (бух.) и проверить закрылись ли затраты по счету 20.01.1.
Как мы видим из отчета, расчетом себестоимости счет 20.01.1 по номенклатурной группе «Столы компьютерные» закрыт. То есть мы в процессе проверки и анализа установили несоответствие номенклатурной группы выпуска продукции и затрат, а также исправили это несоответствие и как результат, счет 20.01.1 закрылся правильно.
По аналогии может быть указано неправильное подразделение или в документе выпуска или в документе формирования затрат. Нужно исправить эти несоответствия, перепровести документы, и затем, перепровести расчет себестоимости и с помощью отчетов «Ведомость учета затрат», «Ведомость учета МПЗ» и «Оборотно-сальдовая ведомость (бух.)» по счету затрат проверить устранение ошибки.
3. При расчете себестоимости не закрываются затратные счета
Данная ошибка может встретиться при закрытии месяца, хотя она относится к разряду очень редких ошибок. Даже, если при расчете себестоимости были соблюдены все условия для успешного закрытия субсчетов счета 20, но этот счет может не закрыться.
Дело в том, что, что в документе «Расчет себестоимости» может быть указан не весь перечень выполняемых действий (вместо необходимых пяти регламентных действий может быть указано только два верхних).
Это может быть сделано или вследствие ошибки, либо умышленно, но в любом случае субсчета счета 20 при таком обрезанном расчете себестоимости не закроются.
Есть варианты:
1. Либо пометить на удаление «старый» документ расчета себестоимости, и создать новый и провести его, или
2. В самом проведенном документе расчета себестоимости восстановить автоматически весь перечень необходимых операций.
Допустим, мы имеем такой случай, когда в документе расчета себестоимости указаны только первые два действия.
Тогда проверив отчеты «Ведомость учета затрат» и «Оборотно-сальдовую ведомость (бух.) по счету 20.01.1 мы обнаружим, что себестоимость затрат не закрылась и не перенеслась на выпуск продукции.
Точно также в оборотно-сальдовой ведомости по счету 20.01.1 видно, что затраты не закрылись
Для исправления ситуации переходим в документ «Расчет себестоимости» и по кнопке «Заполнить» — «Список действий», восстанавливаем все действия документа.
После этого перепроводим документ расчет себестоимости.
Далее производим проверку по отчетам: «Ведомость по учету затрат»
Видно, что затраты распределены на выпуск продукции.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 20.01.1
Видно, что затраты закрылись
4. При расчете себестоимости 20 счет полностью закрывается, но себестоимость рассчиталась с ошибками в документе «Расчет себестоимости» по регистру учета затрат
Часто сверки Оборотно-сальдовой ведомости по счету 20 бывает недостаточно, например, счет 20 закрывается полностью, но в самом расчете себестоимости выдаются ошибки в разделе по регистру учета затрат, тогда на помощь приходит отчет «Ведомость по учету затрат».
Отчет позволяет выявить среди множества записей ошибочную аналитику, в результате которой произошла ошибка, и устранить ее.
Рассмотрим указанные действия в программе на примере.
В регламентном документе «Расчет себестоимости» возникла ошибка после проведения по регистру учета затрат.
При формировании оборотно-сальдовой стоимости видно, что затраты по счету 20.01.1 закрылись полностью, но в данном случае, только одного отчета «Оборотно-сальдовая ведомость» недостаточно для понимания ошибки и ее устранения.
Для анализа ошибки необходимо сформировать отчет «Ведомость по учету затрат»
В этом отчете видно, что затраты по двум позициям номенклатуры затрат сформированы по разным статьям затрат, хотя название статей затрат одинаковые, но в отчет выведен в качестве группировки код статьи затрат и можно убедиться, что они действительно разные.
В группировку отчета можно добавить документ-регистратор и найти документы, в которых ошибочно указана статья затрат.
Для этого в структуре отчета выберем показатель регистратор и оставим в группировке только статью затрат, код статьи затрат и регистратор
Далее, следует сформировать отчет, и перейти в документ формирования затрат, исправить неправильную статью затрат на правильную и перепровести документ.
Затем необходимо перепровести регламентный документ «Расчет себестоимости» и убедиться, что ошибки нет в служебных сообщениях.
И наконец, сформировать ОСВ по счету 20.01.1 и отчет «Ведомость по учету затрат».
Как видно, затраты по регистру затрат закрылись корректно.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Сергей Ушаков.
В стандартных программных решениях «1С» «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2», «ERP» ведение учета номенклатуры производится одинаково. В более ранних вариантах программ в типичных формах он может незначительно меняться, но при его осуществлении соблюдаются те же принципы. На примере популярной стандартной конфигурации «1С: УТ 11» рассмотрим особенности ведения учета номенклатуры и исправление ошибок при расчете себестоимости.
В стандартных программных решениях «1С» «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2», «ERP» ведение учета номенклатуры производится одинаково. В более ранних вариантах программ в типичных формах он может незначительно меняться, но при его осуществлении соблюдаются те же принципы. На примере популярной стандартной конфигурации «1С: УТ 11» рассмотрим особенности ведения учета номенклатуры и исправление ошибок при расчете себестоимости.
Исправление ошибок при расчете себестоимости
Виды ошибок, которые отслеживает инструмент расчета себестоимости
Зависшие остатки сумм с нулевым значением
Возникает следующее сообщение: «По номенклатуре <Наименование>, склад: <Наименование>, организация: <Наименование> обнаружен некорректный остаток в регистре «Себестоимость товаров»: Количество = 0, Стоимость = ХХХ,ХХ, Стоимость Без НДС = ХХХ,ХХ».
Такая погрешность может появиться только при ведении т.н. «партионного» вида учета. Тогда программе не удается правильно определить для списанных товаров их себестоимость по конкретным партиям.
Как правило, такой казус становится возможным при отсутствии согласования остатков в «Партиях товаров организации», «Себестоимости товаров».
Чтобы решить возникшую проблему, нужно свериться с историей документов и найти, когда именно произошло расхождение остатков в указанных регистрах. Обычно это связано с корректировкой данных за прошлый период.
Устранить расхождение можно путем распроведения и вторичного проведения того же документа с целью нового заполнения типа запасов.
Отсутствие продукции на складе
В программе появляется сообщение типа «Номенклатура: <Наименование Номенклатуры>, склад: <Наименование>, организация: <Наименование> обнаружен отрицательный остаток в регистре «Себестоимость товаров»: 1».
Появление такого сообщения говорит о том, что в конце месяца было списано товаров больше, чем их значилось в остатках. Это могло произойти по следующим причинам:
- не были введены приходные документы;
- были изменены приходные документы с уже внесенным расходом;
- расходные документы были введены по ошибке.
Чтобы исправить данную ошибку, потребуется провести проверку движения по номенклатуре, имеющей отрицательный остаток, и найти, где появилась неточность.
Товар на комиссии
Будет выдано извещение: «Не оформлены отчеты комитенту о списании по организации: <Наименование>, комитент: <Наименование>».
Такое возможно только при комиссионной торговле. На самом деле это не совсем ошибка, а скорее оповещение, что не был оформлен отчет для комитента. Система выявляет эту проблему, если есть остатки в регистре товаров к оформлению отчетов комитенту.
Чтобы все исправить, потребуется сформировать отчет для комитента и произвести перерасчет себестоимости.
Передача между компаниями
Появляется извещение: «Не оформлены передачи товаров от отправителя: <Наименование>, на получателя: <Наименование>, по складу: <Наименование>».
Данная проблема может проявиться исключительно в том случае, когда применяется механизм «Интеркампани». По сути, это тоже фактически не ошибка, а оповещение, что не была проведена передача по проданной продукции другой организации.
Технически программа регистрирует данный вид ошибки по остаткам в регистре продукции к передаче.
Нужно произвести оформление передачи с помощью РМ оформления передач/возвратов и еще раз рассчитать себестоимость.
Работы
Выдается сообщение: «Не отражено поступление <Количество> шт. работы <Номенклатура> в подразделение <Склад> организации <Организация>».
Подобная проблема возможна во время пользования номенклатурой типа «Работа». Оповещение указывает на то, что было что использовано, списано или реализовано работ больше, чем поступило по факту.
Программа находит эту неточность, если есть отрицательные остатки в регистре материалов и работ в производстве.
Нужно будет провести проверку ошибочных работ, а затем или произвести оформление пропущенного поступления, или исправить использование данной работы. Далее придется снова произвести расчет себестоимости.
Хочу поблагодарить компанию Простые решения за плодотворное сотрудничество и рассказать нашу историю, как мы пришли к программному продукту 1С:УНФ. Надеюсь, мой отзыв будет полезен для тех, кто еще думает о приобретении данного программного продукта.
Основными видами деятельности нашей организации являются продажа дорожной техники, ее гарантийное и постгарантийное обслуживание.
На текущий момент штат компании составляет до 20 человек, обороты свыше 200 млн. руб. По мере роста клиентской базы перед нашей организацией встал вопрос подбора недорогой и качественной CRM системы с минимальными затратами на ее внедрение.
Выбор пал на продукт фирмы 1С «Управление нашей фирмой» по ряду причин:
- возможность бесплатного тестирования на тот момент в течение 3х месяцев;
- невысокая цена 1 рабочего места с возможностью приобретения дополнительных рабочих мест по мере необходимости;
- наличие возможности подстроить программный продукт под свои потребности, большое количество специалистов, готовых его обслуживать по мере необходимости;
- широкий функционал программного продукта, возможность интеграции с 1С:Бухгалтерия.
На период тестирования программного продукта нашим куратором был назначен партнер фирмы 1С компания Простые решения, которая показала себя с положительной стороны. Более квалифицированных специалистов по программному продукту 1С:УНФ мне встречать в дальнейшем не приходилось, особенно хочется отметить работу специалиста Сергея Мордвина.
После успешного тестирования и приобретения 1С:УНФ, наша организация начала его эксплуатацию с ограниченного функционала ведения клиентской базы, а также оформления заказ-нарядов на выполнение сервисных работ. Продукт полностью отвечал нашим требованиям.
Спустя год после активной эксплуатации программного продукта, когда товарные остатки стали значительными и вести 2 отдельные учетные системы (управленческую и бухгалтерскую) далее было нерационально, мы обратились вновь в компанию Простые решения с задачей настроить синхронизацию 3х давно действующих баз: две базы 1С:Бухгалтерия с одной базой 1С:УНФ.
Требовался немалый профессионализм, т. к. сроки были очень сжатые. Договорились о сроках, наметили план работ, выбрали подходящий нам очень выгодный тарифный план обслуживания. Все работы проводились удаленно, оперативно и качественно. Не обошлось, конечно, без непредвиденных сложностей, которые были профессионально и быстро преодолены со стороны специалистов компании Простые решения. На каждом этапе работ мы получали необходимые консультации: как отразить нетипичные операции, оптимально наладить работу, как самостоятельно смотреть и исправлять возможные ошибки. В результате в общей сложности за месяц совместными усилиями мы добились поставленной задачи. 3 базы работают в унисон, настроен автоматический обмен. На данный момент все операции отражаются в 1С:УНФ, которые по настроенному сценарию переносятся в 1С:Бухгалтерия с максимально заполненной информацией для их отражения в бухгалтерском учете.
В итоге наша компания добилась видимой оптимизации трудовых ресурсов и оперативности отражения данных: менеджеры продаж ведут клиентскую базу, оформляют заявки на продажи, сервисный отдел отвечает за оформление заказ-нарядов, бухгалтер отвечает за финансовую составляющую. Как результат, у руководителя оперативные и актуальные данные в доступной и понятной форме в виде отчетов на рабочем столе компьютера о деловой активности фирмы, объемах продаж, товарных и финансовых запасах, взаиморасчетах и прочих показателях.
На очереди в нашей организации внедрение блока финансового планирования, не так давно значительно доработанного фирмой 1С для программного продукта «Управление нашей фирмой.
С компанией Простые решения наша организация заключила договор поддержки и обслуживания на год. Очень благодарны команде профессионалов Простые решения и всем рекомендуем обращаться только к профессионалам. Берегите свои время, нервы и деньги!
С уважением, Козачок Инна Владимировна,
Гл. бухгалтер ООО «ТСП ЮгАвтоХолдинг».
Краткое описание
Компания ООО «Кондиционеркин» предоставляет широкий ассортимент товаров и услуг в Москве и Московской области, предлагая потребителю более двухсот разделов и 2000 наименований. Работает по всей России, а также по странам СНГ, выполняя самую быструю доставку в любой населенный пункт. Программа, с помощью которой ООО «Кондиционеркин» осуществляет ведение финансового учета, является «1С:Управление Торговлей».
Компания начала работать в «1С:Управление Торговлей» с 2019 года и до текущего момента (июль 2022 года) не выполняла закрытия месяцев в программе. Пока месяцы не закрыты типовые отчеты по финансовому результату, себестоимости и доходов расходов предприятия не показывают реальные результаты. При попытке сотрудниками компании самостоятельно выполнить закрытие, у них возникали ошибки, связанные с остатками, неправильно настроенными статьями расхода и дохода, и нетиповыми ошибками, которые он не мог устранить самостоятельно.
Цели
и задачи
Цель проекта:
- В программе «1С:УТ» настроить распределение доходов и расходов. Успешно выполнить закрытие месяцев за период 01.12.2019г. – 31.07.2022г.. Исправить ошибки, возникающие при закрытии месяцев. Наладить работу отчетов по финансовому результату.
Сложности, с которыми мы столкнулись
В ходе выполнения работы по исправлению ошибок при закрытии месяцев столкнулись и успешно устранили следующие проблемы:
- Дубли ключей аналитики номенклатуры, из-за которых не сходились остатки.
- Изменение состава организаций в «Интеркампани» в различных периодах закрытия месяцев. Из-за чего часто не сопоставлялись остатки, а также не считалась себестоимость.
- Битые ссылки на объекты, из-за которых программа выдавала ошибки.
Этапы нашей работы
- Обследование и анализ ошибок в базе «1С:УТ» клиента;
- Настройка Статей расхода и дохода;
- Устранение дублей ключей аналитики номенклатуры;
- Поэтапное закрытие месяцев, проверка расчета себестоимости и финансового результата на каждом этапе;
- Проверка финансовых результатов компании после успешного устранения всех ошибок и выполненного закрытия месяцев.
Цели достигнуты. Было выполнено:
- Настройка распределения доходов и расходов;
- Устранены все возникшие ошибки;
- Успешно закрыты месяцы за весь период работы компании в программе «1С:УТ»;
- Исправлены расчёты себестоимости;
- Налажена работа отчетов по финансовому результату и доходов расходов предприятия.
- Проведена консультация сотрудников по работе в программе, в т.ч. с по порядку отражения затрат и использованию отчетов.
В результате компания ООО «Кондиционеркин» теперь видит в программе «1С:УТ» корректные данные по финансовому результату, имеет правильно рассчитанную себестоимость, видит распределение денежных средств в разрезе статей дохода и расхода и готова работать дальше над усовершенствованием бизнес-процессов.